Comment gagner en impact lors de la soutenance d'appel d'offres » Wanao
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PERFORMANCE

Comment gagner en impact lors de la soutenance d’appel d’offres ?

La remise de la réponse n’est pas l’étape finale du processus d’un appel d’offres. La dernière ligne droite, la soutenance d’appel d’offres, reste à parcourir. Les commanditaires y ont souvent recours pour départager des entreprises ayant proposé des offres convaincantes. Être invité à présenter une soutenance orale signifie donc pour le candidat que son offre est en mesure de l’emporter. Cependant, défendre son offre à l’oral requiert une nouvelle préparation, tant cet exercice diffère de la rédaction d’une réponse écrite. Pas question donc de se reposer sur ses lauriers, il faut à nouveau travailler sa réponse, à partir de quelques principes simples.

Revoir l’intégralité de l’offre

D’abord, il faut se souvenir que le client a déjà lu la réponse à l’appel d’offres et a été convaincu. Réaliser une présentation orale de l’offre avec les mêmes termes, le même déroulé et les mêmes phrases serait donc redondant. Au contraire, une soutenance réussie repose sur une dose de nouveauté.

Pour ce faire, rappeler son souci particulier pour les besoins du client, identifiés dans l’appel d’offres ou lors d’échanges avec lui, est un bon point de départ. Il s’agit en effet de personnaliser au maximum la présentation, en soulignant ce qui importe réellement au client.

Il est même possible de modifier l’ordre d’apparition des arguments pour mieux mettre en valeur son offre. Par ailleurs, ajouter quelques nouvelles idées dans la présentation aide à garder l’attention des membres du jury.

Faire preuve de clarté

L’oral est un exercice bien différent de l’écrit. Il n’est en effet pas possible pour le client de passer plus de temps sur une phrase ou une idée complexe pour y réfléchir. Ainsi, le candidat doit faire preuve d’une grande clarté dans le propos pour être certain d’être compris.

Cette clarté nécessite un nouveau travail sur l’offre. Si le candidat connaît parfaitement ce qu’il propose, il doit néanmoins réfléchir aux niveaux de lecture et de compréhension. En effet, les membres du jury peuvent avoir une connaissance moyenne de l’offre proposée, s’en souvenir moins bien qu’une autre, ou ne pas tous être des experts du domaine. Il faut donc s’assurer d’être compris de tous à l’oral, et de convaincre les auditeurs de tous niveaux. Pour ce faire, il faut être sûr d’avancer des idées qu’on formule clairement, adaptées d’abord à un niveau de connaissance moyen du dossier, avant de poursuivre sur des arguments de plus en plus complexes. Le candidat s’assure alors que le jury suit son propos.

Par ailleurs, au milieu des multiples propositions, être clair permet d’éviter toute confusion avec une autre offre et d’être sûr que le client comprenne les points différenciants. Ainsi, commencer par une phrase qui présente l’argument à chaque étape de la présentation, avec des mots et une formulation différents de l’écrit, est un moyen de se démarquer et de souligner la différence de l’offre.

Rendre la soutenance d’appel d’offres vivante

Une soutenance n’en serait pas une sans un jury en face. Loin d’être un examinateur silencieux, le jury a parfois des questions, ou le besoin d’éclaircir un point. En cela, regarder tous les jurés successivement et leur préciser qu’ils peuvent poser une question à tout moment crée une atmosphère de confiance qui bénéficiera au candidat.

Enfin, un échange avec le jury conclue généralement la soutenance. Il s’agit donc d’un moment clef pour la réussite de la soutenance. Le candidat doit se montrer clair et faire preuve de souplesse face aux questions. Faire preuve d’écoute et s’adapter aux préoccupations de chaque juré est ici essentiel pour réussir.

D’autres conseils pour les prestations orales sont disponibles dans cette vidéo (sous-titrée) à partir de 4min18.

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