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Comment bien sélectionner les appels d’offres auxquels répondre ?
Bien répondre à des appels d’offres nécessite de bien sélectionner les appels d’offres auxquels on se porte candidat. De nombreuses entreprises ne sont pas satisfaites de leur méthode de sélection et estiment répondre à trop d’appels d’offres. Pourtant, comme toute tâche en entreprise, le « bid/no bid » doit suivre une méthode scrupuleuse. Il s’agit en effet de ne pas se disperser dans la myriade d’appels d’offres publiés chaque jour. 5 étapes à suivre lors de la revue des appels d’offres aident grandement à faire son choix.
1. Connaître sa position avant de sélectionner les appels d’offres
D’abord, l’entreprise doit se questionner sur sa position par rapport au commanditaire. Évidemment, être déjà fournisseur du commanditaire sur le produit ou service qu’il recherche peut être un avantage. Si tel est le cas, connaître avec précision ses retours en tant que client est nécessaire. Si la satisfaction est bonne, l’entreprise peut considérer avec sérieux une réponse. Sinon, y répondre relève d’un défi un peu plus difficile. Enfin, dans le cas où le commanditaire n’est pas encore client, la question de sa connaissance de l’entreprise et de son opinion se pose.
2. Connaître sa place sur le marché
Une fois la question du rapport au client résolue, l’équipe doit savoir comment se positionne l’entreprise sur le marché. Premièrement, savoir si l’entreprise est compétitive sur le secteur concerné est utile pour évaluer les chances de réussites. Ensuite, il convient d’étudier les besoins exprimés pour détecter si l’appel d’offres n’est pas trop dirigé vers une entreprise spécifiquement et donc difficile à remporter. Enfin, voir les prix demandés, l’importance qu’ils ont pour le client, et les comparer aux tarifs normalement pratiqués par l’entreprise constitue le dernier facteur de positionnement à prendre en compte avant de sélectionner les appels d’offres intéressants.
3. Évaluer les efforts à fournir pour répondre à l’appel d’offres
Si l’entreprise semble en bonne position par rapport au client et à l’appel d’offres, alors elle peut sérieusement considérer une réponse. Il reste toutefois à régler notamment la question de l’effort et de l’organisation. Les membres de l’équipe doivent estimer la faisabilité de la réponse dans les délais impartis. Par ailleurs, ils doivent prendre en compte le nombre d’appels d’offres « réalistes » auxquels ils répondent déjà. Ceci afin de ne pas porter préjudice aux autres réponses à appels d’offres en cours. Enfin, évaluer le nombre de collaborateurs que nécessiterait une réponse ainsi que leur disponibilité est pertinent.
Evaluer les efforts à fournir est une partie clef de la décision de l’entreprise.
4. Prévoir les bénéfices à court, moyen et long terme
L’avant-dernière étape consiste à s’interroger sur les bénéfices réels à court, moyen et long terme pour l’entreprise au cas où elle remporterait l’appel d’offres. Il est à noter que cette étape fait directement écho à la précédente. En effet, l’entreprise doit mesurer les bénéfices au regard des efforts mis en place. Pour le court terme, savoir si l’appel d’offres représente une opération financière intéressante pour l’entreprise.
Parallèlement, se demander si votre veille sur les marchés publics ne contient pas d’appels d’offres plus intéressants est également un point d’attention. Ensuite, l’entreprise doit savoir ce qu’elle en tirera à moyen terme, en ce qui concerne l’expérience des collaborateurs, ou les retours du client.
Dans un troisième temps, il est intéressant de réfléchir sur le comportement futur du commanditaire au cas où l’entreprise remporte le marché. La possibilité que le commanditaire devienne par la suite un client régulier est une information à prendre en compte. Même s’il ne devient pas fidèle, il peut toujours constituer une référence intéressante pour l’entreprise, capable de convaincre d’autres clients.
Si vous possédez un logiciel de gestion des appels d’offres, n’hésitez pas à renseigner toutes ces précieuses informations.
5. Arbitrer et sélectionner les appels d’offres
Bien sûr, ces questions n’ont parfois pas toutes « oui » pour réponse et l’appel d’offres n’en demeure pas moins intéressant. Par exemple, si l’entreprise a un positionnement prix élevé sur le secteur, mais que le client est peu regardant sur le prix, alors il ne s’agit pas d’un facteur dissuasif. En somme, certains paramètres en annulent d’autres.
Ainsi, on peut utiliser un tableau de notation pondérée. Dans celui-ci, on attribue une note de 1 à 10 à chaque question en fonction de la réponse. L’entreprise peut ensuite pondérer (de 1 à 3) chaque note en fonction de l’importance qu’elle accorde à chaque paramètre en fonction de sa stratégie. Mieux vaut que la somme des coefficients ne dépasse pas un certain nombre. Dans l’exemple ci-dessous la somme des coefficients est de 25 pour 13 questions. Une entreprise A peut valoriser ses résultats et donner un fort coefficient à la partie financière, une entreprise B voudra peut-être s’intéresser davantage à la fidélité du client visé.
A noter : il est intéressant de se limiter à quelques notes seulement, comme 1, 3 et 9 (sur un total de 10 points). Autrement, on observe une tendance à donner entre 5 et 6 à chaque critère. Avec ce système, on s’oblige à réfléchir à la véritable importance des paramètres avant de leur attribuer une note.
Un tableau de notation des appels d’offres est composé de notes pondérées en fonction de l’importance des critères.
Ceci permet d’obtenir une note finale pour l’appel d’offres. L’entreprise peut définir une note minimum à atteindre afin de répondre à un appel d’offres. L’entreprise peut plus facilement sélectionner les appels d’offres auxquels répondre en comparant les notes entre elles.
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