Marchés publics : bien se préparer et répondre efficacement aux appels d’offres

La réponse aux appels d’offres publics s’effectue par le dépôt de votre offre sur des plateformes – ou profils – d’acheteurs. Chaque organisme est libre d’utiliser la plateforme de son choix pour recueillir les candidatures des entreprises – Il en existe près de 400. Les étapes des dépôts dématérialisés sont les suivantes :

1. Inscription sur la plateforme : Le candidat au marché public doit s’inscrire sur chaque profil (ou plateforme) d’acheteur utilisé par les organismes.
2. Constitution et relecture du dossier de réponse : Vous devez constituer votre dossier selon les instructions et la structure demandée par l’acheteur : Pièces administratives, offre technique, offre de prix, annexes… Rien ne doit manquer !
3. Réalisation d’un dépôt test : Le dépôt test est une répétition générale. Cette formalité permet de vérifier la conformité du dossier par rapport aux exigences de la plateforme.
4. Signature électronique : Le responsable de l’entreprise candidate doit signer électroniquement le dépôt.
5. Transmission des pièces : Votre dossier est prêt ? Il est temps de le transmettre à l’organisme grâce à la plateforme d’acheteurs. Attention de ne pas vous y prendre à la dernière minute ! Votre dossier peut être long à être téléchargé…
6. Preuve de dépôt et archivage légale : Comme pour un pli recommandé avec A/R, un justificatif horodaté vous sera envoyé par la plateforme. Il vous appartient de conserver votre offre et la preuve de dépôt afin de faire valoir vos droits en cas de litige.

Comme toute tâche en entreprise, la réponse à appel d’offres à un impératif de performance. Par ailleurs, et comme dans d’autres aspects de la vie de l’entreprise, des indicateurs de performance permettent de mesurer l’activité de l’entreprise et également une idée de ce qu’il faut améliorer. La réponse à un marché public est un exercice complexe, qui requiert du temps et des ressources. Par ailleurs, les entreprises font souvent état d’un taux de réussite assez limité. Mesurer les indicateurs de performance des appels d’offres est ainsi un bon moyen d’identifier les dysfonctionnements éventuels et de savoir où concentrer les efforts pour accroître son efficacité.

Les indicateurs de performance des appels d’offres classiques : le taux de succès et de sélectivité

Le premier indicateur qui vienne à l’esprit du chef d’entreprise est le taux de succès. Il se calcule par la formule :

Nombre d’appels d’offres gagnés / Nombre d’appels d’offres soumis

Il dépend du marché sur lequel l’entreprise évolue, du nombre de concurrents et de son positionnement sur le marché. Néanmoins, il donne une bonne première approche du succès que rencontrent les réponses que l’entreprise formule.

Un autre indicateur est le taux de sélectivité, qui donne une idée de la sélection qu’opère l’entreprise pour ses réponses à appels d’offres. Il se calcule avec :

Nombre d’appels d’offres soumis / Nombres d’appels d’offres reçus

Les indicateurs d’efforts : temps et sommes investis

Ensuite, il est intéressant d’estimer le temps et l’énergie que l’entreprise déploie pour ses réponses aux marchés publics. En effet, si l’on conçoit les marchés publics comme un investissement, alors calculer son rendement prend tout son sens et aide à la prise de décision. Pour ce faire, l’indicateur du temps moyen passé par réponse est un bon outil pour comprendre combien coûte en moyenne une réponse. Il se trouve avec la formule :

Nombre d’heures / Nombre de réponses

Le nombre d’heures se trouve aisément si l’entreprise dispose d’une équipe de réponses à appels d’offres à temps plein : il s’agit alors de leur temps de travail cumulé. Si ce ne l’est pas le cas, alors il faut prendre la somme des heures passées sur les appels d’offres.

Par ailleurs, en multipliant ce rapport par le salaire horaire moyen des répondants, on obtient le coût moyen par réponse :

[salaire horaire moyen * (nombre d’heures / nombre de réponses)]

Mieux, le rapport suivant donne le coût moyen d’un contrat gagné par l’entreprise :

(coût moyen par réponse / taux de succès)

Les indicateurs de bénéfices

Enfin, l’entreprise peut s’interroger sur le retour sur investissement que représente son équipe de réponse aux appels d’offres.

L’indicateur de bénéfice auquel l’entreprise peut penser intuitivement est certainement la marge moyenne dégagée par consultation remporté.

Somme des marges dégagées / nombre d’appels d’offres gagnés

Comment améliorer la performance de l’entreprise avec les indicateurs de performance des appels d’offres ?

Une fois ces indicateurs pris en compte à chaque mise en concurrence, l’entreprise peut désormais travailler à améliorer ses performances et faire de ses réponses à appels d’offres un vrai levier de croissance.

D’abord, il faut souligner que la marge moyenne dégagée est peu susceptible d’évoluer. En effet, elle dépend majoritairement du marché sur lequel l’entreprise se positionne et ses modes de production. Ainsi, un remaniement du processus de réponse aux appels d’offres ne modifiera que légèrement cette variable.

En revanche, plusieurs autres leviers d’actions sont accessibles pour l’entreprise. D’abord, une veille de qualité et une sélection minutieuse des appels d’offres, permettra de baisser le temps de recherche et donc baisser le coût moyen d’un appel d’offres gagné. En outre, une bonne gestion des appels d’offres permet de réduire le temps nécessaire à chaque mise en concurrence et donc également baisser son coût. Enfin, une bonne organisation interne des équipes « marchés publics », commerciales et administratives permet d’optimiser au mieux le temps total (et donc le coût) de réponse aux consultations de l’entreprise. Ainsi, chaque euro dépensé sera plus facilement transformé en marge par l’entreprise, et représentera donc un investissement plus performant.

Bien que discrets, les appels d’offres sont une méthode très répandue pour déterminer le fournisseur d’un bien ou d’un service. D’ailleurs, si l’appel d’offres a d’abord été le fait du secteur public, qui répond à des exigences d’efficacité et de bon emploi des deniers publics, il a ensuite gagné le monde du privé, séduit par la garantie de trouver le meilleur rapport qualité-prix grâce à cette procédure. Au quotidien, un individu rencontre très souvent des appels d’offres. En effet, ce mode d’attribution est fréquent, dans le privé comme dans le public.

Point de vue macroéconomique

Les appels d’offres occupent une place considérable dans les dépenses publiques. Au total, État et collectivités passent des centaines de milliers de marchés publics par an, ce qui représente près de 200 milliards d’euros d’investissement. Si le premier est demandeur de fournitures et de services (40% pour chacun de ces postes), les collectivités se tournent plus vers les travaux (notamment le bâtiment public).

Du côté des entreprises privées, ces chiffres ne sont pas publics. Cependant, certains secteurs sont friands d’appels d’offres. Parmi ceux-ci, on note une forte prédominance du secteur de la construction, et des services informatiques. La publicité et la santé sont deux autres secteurs faisant régulièrement recours à cette procédure.

Les appels d’offres partout, tous les jours

Cependant, loin d’être une idée abstraite, les appels d’offres peuvent se percevoir tous les jours. Ainsi, un agent public peut se voir attribuer un ordinateur portable professionnel, qui a fait l’objet d’un appel d’offres de matériel informatique. Pour se rendre à son travail, il utilise d’abord sa voiture de service, dont le constructeur a remporté un appel d’offres de transport.

Les systèmes de transports en commun sont l’illustration de l’importance des appels d’offres dans nos vies quotidiennes.

Après avoir stationné sa voiture, il emprunte les transports en commun pour se rendre à son lieu de travail. Là encore, les appels d’offres sont présents. Qu’il emprunte un bus, un métro ou un TER, tous ces véhicules ont été choisis au terme d’un appel d’offres. Il a pu être mené par les collectivités et/ou les sociétés de transports publics. La voirie a fait l’objet de la même attention par les pouvoirs publics. En effet, le constructeur a dû remporter un appel d’offres afin de pouvoir la réaliser.

Une fois sur son lieu de travail, les appels d’offres sont toujours aussi perceptibles. Un appel d’offres a eu lieu pour choisir le constructeur du bâtiment où il travaille. Il peut être organisé par son entreprise ou un promoteur. Il en va de même pour le prestataire de la restauration scolaire où les employés déjeunent. Pareil si la mairie fait le choix d’un prestataire de tickets restaurant.

Pour leur activité, les collectivités font également recours à des procédures d’appels d’offres. Elles peuvent en effet s’équiper en logiciels professionnels par le biais de pareille procédure. Plus fréquemment, les services nécessaires à la vie de la société, comme le conseil juridique ou l’audit financier sont fréquemment attribués par un appel d’offres. Enfin, l’institution publique peut aussi confier la réalisation de services au terme d’une sélection de candidatures. Par exemple, les campagnes de publicité pour des événements publics se choisissent lors d’appels d’offres entre agences.