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Comment répondre à un appel d’offres en 5 étapes

Comment répondre à un marché public ? C’est une question souvent posée par les entreprises en quête de développement commercial. Si la procédure vous semble complexe, elle ne doit pas pour autant vous effrayer. Car une fois que vous saurez où chercher, vous constaterez que cet exercice s’apparente plus à une répétition de gamme qu’à un parcours du combattant. Les institutions publiques sont des partenaires économiques fiables, offrant une notoriété importante. Investir du temps dans la conquête de ces marchés est un choix réalisé par des milliers d’entreprises en France. Pourquoi pas vous ?

Afin de vous aider dans votre démarche, nous avons réuni les 5 étapes à respecter + 1 bonus pour vous aider à remporter vos marchés publics.

Lancez-vous !

Étape 1

Les prérequis pour répondre à un appel d’offres

Des auto-entreprises aux multinationales, toutes les entreprises peuvent candidater aux marchés publics. L’acheteur peut toutefois exiger des pièces justificatives pour s’assurer de la fiabilité de l’entreprise à laquelle il va confier son marché. Il peut s’agir de références, des chiffres d’affaires des trois dernières années ou encore de normes environnementales à respecter…

Cela peut sembler inutile à préciser, mais étant donné que tous les processus de candidature et de réponse aux appels d’offres sont dématérialisés, le candidat doit impérativement être familiarisé avec les outils informatiques. Vous devrez posséder une connexion Internet satisfaisante pour transférer votre réponse dématérialisée, un poste de travail adapté pour consulter confortablement les appels d’offres. Posséder un double écran est fortement conseillé pour lire les différentes pièces du cahier des charges. Notez également que plusieurs étapes de la réponse nécessitent l’accès régulier à une adresse e-mail : inscription sur les profils d’acheteurs pour consulter les appels d’offres et télécharger les cahiers des charges, réponse dématérialisée…

Enfin, il est impératif de posséder une signature électronique. Même s’il n’est pas obligatoire de signer électroniquement un marché public, l’acheteur peut proposer ou imposer à l’attributaire du marché de le signer électroniquement. Votre candidature pourra être rejetée si la signature électronique est imposée et que vous n’êtes pas en mesure de signer électroniquement une notification d’attribution. Une signature électronique n’est pas très onéreuse et vous sera utile à chacune de vos réponses. Attention, l’obtention d’un certificat de signature peut prendre plusieurs semaine alors que le délai de réponse est parfois plus court que cela.  Anticipez votre achat !

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques de la Direction des Affaires juridiques des ministères économiques et financiers.

Étape 2

Trouvez et sélectionnez l’appel d’offres

Une réponse réussie commence par la sélection de l’annonce qui correspond le mieux au métier et aux compétences de l’entreprise. En effet, une réponse pertinente repose d’abord sur une bonne correspondance entre les savoir-faire de l’entreprise et les besoins du commanditaire.

Ensuite, la disponibilité des ressources humaines de l’entreprise rentre en compte. Si l’entreprise ne dispose pas de collaborateurs disponibles, un arbitrage doit être fait entre la réponse et la poursuite des activités courantes.

Si vous n’avez pas les ressources en interne pour réaliser toutes les prestations demandées par l’acheteur, vous pouvez privilégier la co-traitance ou la sous-traitance pour répondre.

Certains marchés sont allotis. C’est-à-dire que l’acheteur à « découpé » son marché en plusieurs sous-ensembles appelés « lots ». Obligatoire depuis 2006, l’allotissement permet à toutes les entreprises, quels que soient leurs tailles, de répondre à tout ou partie d’un marché public. Par exemple, lors d’un marché public de restauration collective, une enseigne spécialisée dans les produits surgelés peut répondre uniquement à un lot concernant les desserts congelés.

Une fois ce cadre posé, vous pouvez vous mettre en quête du marché qui vous intéresse. La consultation des appels d’offres est gratuite. Vous pouvez trouver les appels d’offres sur des plateformes telles que le BOAMP, le JOUE, PLACE ou tout autre profil d’acheteur et sites internet des acheteurs publics. De nombreuses plateformes vous proposent de vous abonner à des alertes gratuites par e-mails. Nous vous conseillons de souscrire à ces alertes selon vos critères de recherche. Car si vous ne trouvez pas de marchés intéressants lors de votre recherche, il n’est pas exclu qu’un marché soit publié quelques semaines ou mois après. Le recours à une veille sur les appels d’offres comme celle que propose Wanao est pertinente si vous désirez une veille sur tous les appels d’offres passés en France, sans perdre de temps et sans passer à côté de marchés pertinents.

Les marchés publics concernent une infinité de métiers aux compétences très différentes. Une fois que vous aurez trouvé un appel d’offres ayant attiré votre attention, enregistrez le lien vers l’annonce dans vos favoris et téléchargez le cahier des charges (DCE).

Sélection des annonces sur l’application Wanao Web

Étape 3

Analysez l’avis et le cahier des charges (DCE)

Un avis d’appels d’offres a retenu votre attention ? Il est maintenant temps de rentrer dans le détail de ce que désir l’acheteur. Le DCE, ou « Document de Consultation des Entreprises », est là pour préciser les besoins de client.

La lecture et l’analyse du DCE est souvent l’étape la plus rebutante pour une entreprise non aguerrie à la réponse aux marchés publics. Armez-vous de patience, car cet exercice, bien que complexe de prime abord, devient rapide et automatique à mesure que vous répondez aux marchés. Vous y trouverez des informations précieuses qui pourront vous aider :

  • À ne pas perdre de temps sur un marché que vous ne gagnerez pas
  • À mettre en avant la qualité de votre offre si elle répond bien aux attendes du commanditaire

Pour un marché d’achat de fournitures de bureaux, un acheteur peut ainsi demander :

  • 500 fauteuils : serez-vous en mesure de lui procurer la quantité désirée ?
  • 5 fauteuils à livrer sous 48 heures : saurez-vous respecter le délai exigé ?

Que trouverez-vous dans le DCE ?

  1. Le Règlement de Consultation (RC): Il fixe les règles de la consultation pour les opérateurs économiques. Vous y trouverez souvent la liste des documents à fournir à l’acheteur.
  2. L’acte d’engagement (ou ATTRI1) : C’est la pièce signée par un candidat à un marché public dans laquelle il présente son offre ou sa proposition et adhère aux clauses que la personne publique a rédigées.
  3. Le CCP (Cahier des Clauses Particulières) : Ce document s’impose au candidat qui l’accepte pour répondre. Il regroupe les clauses administratives et techniques spécifiques à un marché. L’utilisation d’un CCP se justifie lorsqu’il n’est pas nécessaire de distinguer le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) du cahier des clauses techniques particulières (CCTP). 
  4. Les pièces relatives aux prix (DPGF ou détail du prix forfaitaire, BPU ou liste les prix unitaires, DQE ou Devis estimatif)
  5. D’autres documents peuvent être intégrés selon votre secteur d’activité et les exigences de l’acheteur : contrat de maintenance, plans, rapport d’expertise, formulaire visite de site…

Attention : lors du téléchargement d’un DCE, vous devez impérativement vous inscrire sur le profil acheteur où a été publiée l’annonce, afin d’être averti de toutes les modifications apportées à la consultation.

Suite à l’analyse du DCE, vous devez évaluer finement la correspondance entre votre expertise et les besoins du commanditaire, tout en tenant compte de vos ressources disponibles. Si vous estimez être compétitif, alors vous pouvez passer à la phase de réponse à l’appel d’offres !

L’analyse des DCE sur l’application Wanao Web

Étape 4

Constituez votre dossier de réponse à l’appel d’offres

La constitution du dossier et la rédaction de la réponse est une étape capitale. Le règlement de la consultation liste les documents à fournir dans un marché public.

Elle se divise en deux parties : la candidature et l’offre.

La candidature est un « laisser passer » prouvant à l’acheteur que votre entreprise est un partenaire de confiance. La partie offre est celle qui intéressera le plus l’acheteur. Elle concerne la partie commerciale et technique de votre réponse. Il est conseillé de rédiger l’offre avec le plus grand soin car c’est cette partie qui persuadera l’acheteur de choisir votre entreprise pour exécuter le marché.

Le dossier de candidature pour la réponse à l’appel d’offres

Ce dossier comprend tous les documents relatifs aux capacités financières, matérielles et humaines de votre entreprise. Ce dossier permet à l’acheteur d’établir une première sélection des entreprises candidates selon des critères de sélection des candidatures (qualité, prix, respects de normes environnementales, RSE…). Le dossier de candidature comprend :

  • Les formulaires administratifs :
    • DC1, DC2, DC4 (pour la sous-traitance)
    • ou le DUME (document unique de marché européen), qui permet aux entreprises de répondre à un appel d’offres dématérialisé avec leur seul numéro de SIRET depuis n’importe quel profil d’acheteur. Il remplace les formulaires DC1, DC2 et la quasi-totalité de votre dossier de candidature. Le DUME est accessible soit directement sur le profil de l’acheteur, soit via le service DUME ou l’outil mis en place par la Commission de l’Union européenne.
  • Votre RIB et un Kbis de moins de 3 mois
  • Les pouvoirs
  • Vos assurances, certifications, diplômes, formations, Garantie décennale, la liste référence clients et autres documents demandés par l’acheteur dans le DCE

Le dossier d’offre pour la réponse au marché public

Le dossier « Offre » est la clé de voute de votre réponse. Celui qui intéresse le plus le commanditaire. Il permet à l’acheteur de choisir le prestataire qui exécutera le marché selon les critères de sélection qu’il aura préalablement défini. Les critères de sélections sont énoncés dans le DCE par l’acheteur qui est libre de pondérer chaque critère selon sa sensibilité (prix, qualité, technique…).

Le dossier d’offre comporte souvent deux grandes parties : l’offre technique et l’offre financière (ou offre commerciale) :

  • L’offre technique :
    L’offre technique (mémoire technique, note méthodologique, fiches techniques, plans, CV des intervenants et sous-traitants éventuels…) traduit les moyens mis en œuvre et la méthodologie de l’entreprise candidate pour l’exécution du marché. C’est un document spécifique au contrat concerné, d’une importance capitale et qui pèse lourd dans la balance. Il est donc indispensable de l’optimiser dans la forme et le fond ce document afin de maximiser vos chances de remporter l’appel d’offres. La technique représente peut représenter 30 à 60% des critères d’attribution d’un marché public.
  • L’offre financière :
    L’offre financière comprend des pièces relatives aux prix (Acte d’engagement, DPGF, BPU, DQE). Tous ces documents sont fournis par l’acheteur dans le DCE. Le prix représente souvent 50 à 90% des critères d’attribution d’un marché public.

Exemple de Règlement de Consultation (RC)

Conseil : Mettez en place un process de réponse pour vos appels d’offres

Même si chaque réponse est spécifique à la demande de l’acheteur, de nombreuses tâches sont répétitives. Le dossier administratif ne nécessite qu’une mise à jour régulière et la trame de votre offre peut être réutilisée d’un marché à un autre. Nous vous conseillons de créer une bibliothèque partagée avec vos équipes afin de stocker tous les documents nécessaires à la réponse aux marchés publics. Notre application permet de stocker vos bibliothèques de documents et de créer des compositions selon les marchés auxquels vous souhaitez répondre.

Étape 5

La réponse à l’appel d’offres

Une fois votre dossier complet et finalisé, il s’agit enfin d’envoyer votre réponse électroniquement à l’acheteur via une plateforme de dématérialisation (ou profil acheteur). Les plateformes de dépôt sur lesquelles vous devez déposer votre dossier sont relativement simples à utiliser. Néanmoins, pour éviter d’éventuelles mésaventures d’ordre technique, voici quelques précautions à prendre en compte :

  1. Munissez-vous d’une signature électronique
    Si l’appel d’offres nécessite une signature électronique, vous devez disposer d’un certificat de signature électronique, il s’achète et doit être installé sur le poste de travail utilisé.
  2. Testez la configuration de votre poste de travail
    Les plateformes utilisent des technologies différentes les unes des autres. Votre poste de travail devra être à jour et respecter les prérequis techniques de la plateforme (JAVA, navigateur web compatible, applets…). Afin d’éviter tout contre-temps lors du dépôt final, chaque profil d’acheteur vous permet de tester la configuration de votre poste et d’effectuer des « dépôts tests ».
  3. Entraînez-vous à signer électroniquement
    Comme pour le dépôt test, les profils d’acheteur proposent des outils d’aide à la signature électronique à utiliser lors de vos premières réponses.
  4. Anticipez vos dépôts
    Un dépôt électronique peut être réalisé en 1 heure. Mais si votre dossier est trop lourd ou votre connexion trop longue, votre dossier risque de ne pas être déposé intégralement en temps et en heure. La date et l’heure limites de remise des offres correspondent à la date et l’heure de réception du dernier octet de votre offre sur la plateforme.
  5. Effectuez une copie de sauvegarde de votre appel d’offres dématérialisé
    La copie de sauvegarde est la copie de l’intégralité des données constituant la candidature et l’offre, transmise sur un autre support (CD-ROM, clé USB, support papier). Elle est destinée à remplacer cette dernière dans le cas où des anomalies ou des difficultés apparaîtraient avec l’offre principale (un dossier contenant un virus et ne pouvant être ouvert par l’acheteur, une erreur sur la plateforme de dépôt…).

Bonus : Pour devenir un expert de la réponse aux appels d’offres : N’oubliez pas le feedback !

Nous avons détaillé 5 étapes pour répondre aux appels d’offres. Il est important de reprendre cette liste et d’observer ce qui a fonctionné ou non.

  • Les prérequis : avez-vous eu des difficultés technique ou informatiques pour répondre ?
  • La sélection de l’annonce et l’analyse du DCE : avez-vous bien ciblé votre annonce ? Étiez-vous en capacité de gagner le marché ?
  • La constitution du dossier : êtes-vous parvenu à effectuer une réponse pertinente avec un offre de qualité ? Avez-vous perdu du temps à concevoir votre dossier de candidature ?
  • La réponse dématérialisée : votre dossier est-il arrivé en temps et en heure chez l’acheteur ? Avez-vous suffisamment anticipé votre dépôt ?

Cette analyse doit vous permettre de corriger les erreurs commises et d’optimiser continuellement vos performances. Même en cas de perte du marché, n’hésitez pas à prendre contact avec le donneur d’ordre pour demander des précisions sur ses choix. Entretenir un relationnel de qualité avec les acheteurs vous permettra de créer des liens avec eux. Et si vous constatez qu’un marché est reconductible, ce bon relationnel vous laissera de meilleures chances lors de la reconduction.

« La patience est arbre dont la racine est amère et le fruit doux ».

Si vous souhaitez aller plus loins dans votre expérience avec les marchés publics, n’hésitez pas à prendre contact avec nos conseillers pour avoir davantage de renseignement sur nos solutions et sur notre logiciel de gestion des appels d’offres.

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